Maak zo snel mogelijk na de vergadering de notulen. Je hoeft er geen levenswerk van te maken, want daar zit niemand op te wachten. Beperk je tot een kort verslag, een besluitenlijst en een actielijst (wie wanneer wat). Notulen maken is een klus die je makkelijk kunt uitstellen. Maar slim is dat niet. Hoe langer je wacht, hoe meer tijd het je kost om de juiste woorden te vinden. Een ander voordeel van snelle notulen is dat de betrokkenen op tijd herinnerd worden aan hun actiepunten.

Schrijf je teksten over je vak met als doel te informeren? Verplaats je dan bij het schrijven in je lezer. Maak het allemaal niet te ingewikkeld als dat niet nodig is. Met een helder geschreven tekst bereik je je doel beter. • Vertel wat je doel is, en verwijs daar regelmatig naar. • Geef aan het begin een samenvatting. Mensen met tijdgebrek zullen volstaan met het lezen van het begin. • Vat bij langere teksten af en toe samen. • Verduidelijk afkortingen en wees spaarzaam met jargon. • Maak zinnen niet langer dan 24 woorden. Langere zinnen worden al snel onoverzichtelijk. • Gebruik tussenkopjes om een nieuw thema in te luiden. • Gebruik signaalwoorden als omdat, maar, hoewel om verbanden te leggen.

Een echte tijdvreter is het schrijven van teksten. Onderschat dat niet! Reserveer minstens 40% van je tijd voor de voorbereiding: daarmee wordt het eigenlijke schrijfwerk een stuk makkelijker. Bedenk eerst voor wie je de tekst schrijft en waarom, waarover het gaat en wat je wilt vertellen. Verdeel de antwoorden op deze vragen over inleiding, kern en slot en vul per onderdeel de details in: cijfers, gegevens, adviezen etc. Maak vervolgens een eerste opzetje met wat steekwoorden of zinssnedes. Nu zit je er goed in en kan het echte schrijfwerk beginnen. Perfect hoeft het dan nog niet te zijn. Pas aan het eind ga je je tekst redigeren. Laat eventueel een ander meelezen om er kromme zinnen en onduidelijkheden uit te halen of je tekst vlot te trekken mocht je zijn vastgelopen.