Mensen die tijdens het werken kunnen afwisselen tussen zitten en staan, leveren betere prestaties dan mensen die dat niet doen. Staand werken bevordert de zuurstofopname en is beter voor je spieren en stofwisseling. Je kunt staand lezen, overleggen of telefoneren. Er bestaan zelfs speciale zit-statafels voor dynamisch werken. En heb je wel eens staand vergaderd? Dat houdt de vaart erin en het biedt meer mogelijkheden voor non-verbale communicatie. Probeer het maar eens!
Maak zo snel mogelijk na de vergadering de notulen. Je hoeft er geen levenswerk van te maken, want daar zit niemand op te wachten. Beperk je tot een kort verslag, een besluitenlijst en een actielijst (wie wanneer wat). Notulen maken is een klus die je makkelijk kunt uitstellen. Maar slim is dat niet. Hoe langer je wacht, hoe meer tijd het je kost om de juiste woorden te vinden. Een ander voordeel van snelle notulen is dat de betrokkenen op tijd herinnerd worden aan hun actiepunten.
Vergaderen doet niemand voor zijn plezier. Houd een vergadering dus zo kort mogelijk. Dat begint al bij de voorbereiding. Geef naast de standaardaspecten (waar, wanneer, met wie) ook per agendapunt het vergaderdoel. Dus meld niet alleen het onderwerp, maar ook waarom het aan de orde zal komen en hoeveel tijd er voor dit onderwerp is gereserveerd. Bekende vergaderdoelen zijn: brainstormen, informatie verstrekken, mening vormen, draagvlak kweken, taken verdelen, besluit nemen. Effectieve vergaderingen duren niet langer dan 1,5 uur en bevatten maximaal zeven (besluit)punten. Begin op de afgesproken tijd (dus niet wachten op laatkomers!) en stop ook op tijd. Natuurlijk zorg je ervoor dat iedereen ruim van tevoren de agenda plus bijbehorende stukken heeft ontvangen. Want een onvoorbereide vergadering? Dat is pas echt zonde van ieders tijd!
Stel dat je een waslijst telefoontjes moet afwerken. Hoe ga je efficiënt te werk? • Maak een lijst van mensen of instanties die je wilt bellen. • Bereid elk gesprek voor. Bedenk wat je van de ander wilt weten. Welk resultaat heb je voor ogen? Schrijf op wat je wilt vragen en houd de benodigde stukken onder handbereik. • Begin het gesprek direct met de aanleiding. ‘Dag Marjan, ik bel over …’ • Maak notities tijdens het gesprek en verwerk ze als je hebt neergelegd in je takenlijst. Duurt de taak korter dan vijf minuten? Voer hem dan direct uit. • Is iemand niet aanwezig? Verspil niet te veel tijd aan het achterna bellen, maar zet hem op de lijst voor het volgende belrondje. Of stuur een mailtje voor een belafspraak. Meer tips om professioneel te bellen vind je hier.
Verzamel taken die op elkaar lijken en handel ze dan in één keer af. Een paar voorbeelden: maak een lijstje van mensen die je wilt bellen en ga pas bellen als je er een aantal hebt. Verzamel mutatiegegevens en voer ze pas door als het een flink aantal is. Schrijf op welke internetsites je wilt bezoeken en doe ook dat in één keer. Pas deze regel toe op alle terugkerende taken. Het is net als bij de lopende band: door eenvoudige taken te groeperen werk je efficiënter.
De meeste bureaus hebben standaard een hangmappenlade. Gek genoeg zitten die vaak vol dikke dossiers, L-mapjes (van die plastic mapjes), diskettes of boekjes. Spullen die juist niet zo geschikt zijn voor het opbergen in hangmappen. Waar is een hangmapje dan wel geschikt voor? Voor documenten die onder handbereik moeten blijven. Voor het verzamelen van artikelen over één bepaald onderwerp. Of om punten voor een terugkerend overleg in te bewaren. Sommige hangmappen hebben een uitvouwbare bodem om dikke stukken in te kunnen bewaren. Gebruik die alleen als de hangmappenlade goed vol zit, anders zakt de hele boel in. Tot slot: gebruik duidelijk beschreven ruitertjes om de onderwerpen aan te geven. Door te schuiven met de ruiters, kun je ook nog onderscheid maken tussen categorieën.
Schrijf je teksten over je vak met als doel te informeren? Verplaats je dan bij het schrijven in je lezer. Maak het allemaal niet te ingewikkeld als dat niet nodig is. Met een helder geschreven tekst bereik je je doel beter. • Vertel wat je doel is, en verwijs daar regelmatig naar. • Geef aan het begin een samenvatting. Mensen met tijdgebrek zullen volstaan met het lezen van het begin. • Vat bij langere teksten af en toe samen. • Verduidelijk afkortingen en wees spaarzaam met jargon. • Maak zinnen niet langer dan 24 woorden. Langere zinnen worden al snel onoverzichtelijk. • Gebruik tussenkopjes om een nieuw thema in te luiden. • Gebruik signaalwoorden als omdat, maar, hoewel om verbanden te leggen.
Een echte tijdvreter is het schrijven van teksten. Onderschat dat niet! Reserveer minstens 40% van je tijd voor de voorbereiding: daarmee wordt het eigenlijke schrijfwerk een stuk makkelijker. Bedenk eerst voor wie je de tekst schrijft en waarom, waarover het gaat en wat je wilt vertellen. Verdeel de antwoorden op deze vragen over inleiding, kern en slot en vul per onderdeel de details in: cijfers, gegevens, adviezen etc. Maak vervolgens een eerste opzetje met wat steekwoorden of zinssnedes. Nu zit je er goed in en kan het echte schrijfwerk beginnen. Perfect hoeft het dan nog niet te zijn. Pas aan het eind ga je je tekst redigeren. Laat eventueel een ander meelezen om er kromme zinnen en onduidelijkheden uit te halen of je tekst vlot te trekken mocht je zijn vastgelopen.
Het is net als bij diëten. Het effect is maar kort. Je zet ordners in de kast, stapelt dossiers op elkaar, propt kantoorartikelen in je la en stopt persoonlijke spullen in je tas. Opgeruimd staat netjes! Maar de volgende dag haal je alles weer te voorschijn en creëert exact dezelfde chaos op je bureau. Bovendien heb je door je dossiers op te stapelen ongemerkt een belangrijk document verplaatst. Dat wordt zoeken. Opruimen is het leegmaken van oppervlaktes. Het resultaat is dan ook… oppervlakkig. Ruim dus niet op! Laat de chaos de chaos. Je weet immers precies waar alles ligt. Wie maalt er nu om hoe je bureau er uitziet? Jijzelf? Neem dan een dag vrij om de boel uit te zoeken en eens goed te organiseren. Want spullen verplaatsen … dat heeft echt geen zin.
Een rommelige werkplek heeft één voordeel: je ziet tenminste direct wat er gedaan moet worden. De documenten, geeltjes, sleutels of pasjes zijn visuele geheugensteuntjes voor wat er nog moet gebeuren. Maar er is ook een groot nadeel. Niet alleen kost deze manier van taken onthouden veel ruimte, het geeft ook onrust. Je kunt immers niet zien met welk stapeltje je eerst moet beginnen. Dat neemt niet weg dat het fijn is om projecten waar je mee bezig bent onder handbereik te hebben. Creëer hiervoor een tijdelijke ‘aflegplek’ – een lege plank in je kast waar je dossiers neerlegt waar je mee bezig bent. De papieren zijn dan wel uit het zicht, maar je kunt er toch zo verder mee.
