Wat doe je ermee en waar laat je het?

Administratiemoment
Prik een vast moment per week om post weg te werken. Neem als je brieven openmaakt direct een beslissing over het type actie. Moet je iets doen, iets beslissen, de inhoud bespreken, het doorlezen, alleen archiveren, doorgeven aan iemand anders
Lees verder
Alfabet
Ligt je bureau vol met spullen? Pas dan de volgende indeling toe. Leg kantoorartikelen en documenten die je dagelijks gebruikt onder handbereik: de zogenaamde A-locatie. Dit zijn bijvoorbeeld je werkblad, de bovenste lades van je bureau, je postbakjes en dergelijke.
Lees verder
Detective spelen: niet de bedoeling!
Bekijk je administratie eens door de ogen van anderen. Zouden ze je verzekeringspapieren snel kunnen vinden als er iets met je aan de hand is? Adressenlijsten, de waardepapieren van de woning of je testament? Als jij de boel op orde
Lees verder
Digitaal archief
Voor een eigen archief op je computer kun je volstaan met drie basismappen: 1. Werkarchief. Voor actuele mappen: de projecten waar je nú mee bezig bent. 2. Referentiearchief. Dat is je bibliotheek: hier bewaar je achtergrondgegevens, budgetinformatie, evaluaties, verslagen die
Lees verder
Evert de stapelaar
Als directielid had Evert regelmatig vergaderingen in zijn kamer. Omdat zijn archief te vol zat, gebruikte hij de vergadertafel als opslagplaats voor de dikke rapporten die hij wekelijks in zijn postvak vond. Evert had geen probleem met deze vorm van
Lees verder
Losse velletjes raken zoek
Schrijf je taken en notities niet op losse velletjes. Papiertjes hebben om op de grond te dwarrelen of tussen de stapels zoek te raken, en post-its de onhebbelijke gewoonte om hun kleefkracht te verliezen, al heb je ze nog zo
Lees verder
Makkelijk aangifte doen
Houd in het nieuwe jaar de stukken voor de aangifte Inkomstenbelasting (jaaropgaven, financiële overzichten, saldigegevens, informatie over je pensioenaangroei en dergelijke) apart van de overige post. Leg er bijvoorbeeld een speciale hangmap voor aan, of gebruik een insteekhoes. Als je
Lees verder
Nice-to-know
Vind je het lastig om te beslissen welke informatie je moet bewaren? Maak dan eens een onderscheid tussen Nice-to-know en Need-to-know. Alles wat in de categorie Need-to-know valt, moet op de een of andere manier terug te vinden zijn in
Lees verder
Papierlawine
Foldertjes, tekeningen, weekkranten, brieven en reclame. Ontelbare briefjes van school, verspreid door het huis… De papierlawine onder controle krijgen is een dagtaak op zich. Dus kleeft het aan het werkblad in de keuken, blijft het liggen tot er een beker
Lees verder
Rappelmap
Afhankelijk van de producent heten ze termijnmap, dossiermap, rappelmap of tickler file. We hebben het over die harmonicamappen met tabs van 1 t/m 31 (dagen van de maand) of van 1 t/m 12 (maanden van het jaar) of beiden. Een
Lees verder
Scheuren
Cabaretière Lenette van Dongen: ‘De scheurkalender is een groot brevet van mijn onvermogen om de dagelijkse dingen bij te houden. Ik begin in januari netjes elke dag met het verwijderen van de voorbije dag, maar al snel haalt de tijd
Lees verder
Selectief lezen
Lees (vak)bladen zeer selectief. Pas dezelfde leesgewoontes toe die je ook gebruikt tijdens het lezen van de krant: scan de koppen, kijk naar de illustraties en de lengte van het artikel en bepaal pas dan wat je wilt lezen. Heb
Lees verder
Spullen en emotie
Uit onderzoek van de TU Delft blijkt dat mensen vaak dezelfde relatie aangaan met hun spullen als met elkaar. Ze dichten hun spullen zelfs emoties toe. De onderzoekers vergelijken de aanschaf van een nieuw product met het eerste stadium van
Lees verder
Van stapel naar systeem
Een systeem aanleggen is makkelijker dan je denkt. Begin met het sorteren van je stapels. Bij elk item dat je beetpakt neem je een beslissing: bewaren, weggeven, wegdoen of misschien later (er is altijd een twijfelstapel). Verdiep je niet in
Lees verder
Verantwoordelijk
De directie van een basisschool wilde het schoolarchief opschonen. Dat was hoog nodig, want er was al bijna veertig jaar niets meer aan gedaan. Rijen archiefdozen, kromgetrokken ordners en zelfs een hangmappenkar van een inderhaast vertrokken schoolhoofd kwamen tevoorschijn. Toen
Lees verder
Voorraad
Veel cadeautjes op voorraad, maar je weet niet precies wat? Zoek ze eens bij elkaar en voeg er de spullen aan toe die je zelf niet meer wilt, maar waar je een ander zeker nog blij mee kunt maken. Ga
Lees verder
Vrijmarkt
Een dagje snuffelen op de vrijmarkt is als een wandeling door het huis van een vreemde. Het is aandoenlijk om te zien waar mensen allemaal van af willen komen. Daar ligt een oude ventilator, ginds een stapel puzzels en even
Lees verder