Tip van de week

>Tip van de week

Jij, afgeleid? Helemaal niet!

Mijn klanten zijn het roerend met elkaar eens. Vreselijk hoe de waan van de dag hun agenda bepaalt. Ze komen nergens aan toe. Iedereen wil wat van hen, nu-en-onmiddellijk. Ad-hoc is de norm! Zij, harde, noeste werkers zijn het slachtoffer. Want nee-zeggen: ja, maar nee: dat gaat zomaar niet. Als je aan mensen vraagt wat hen ervan weerhoudt om lekker te werken, zijn ze eensluidend: het zijn de brandjes en ad-hocproblemen die hun dag verstoren. Ik weet uit ervaring hoe vervelend dat is, en leef met ze mee. Maar wat ze liever niet willen horen is: 'Dat staan jullie ook toe.' We gaan het meteen even toetsen. Kijk maar eens naar je takenlijst voor vandaag. Staat daar 'Tip van de week' lezen op? Nee? Daar ga ja al! Flauw natuurlijk, maar dit gebeurt je zo dadelijk weer, met een andere vorm van verpozing, een verzoek of een probleempje. Wees eerlijk: soms is de afleiding gewoon welkom. Iedereen weet: je werkt het lekkerst als je doet wat je hebt voorgenomen. Dat geeft een gevoel van controle en competentie: je gaat voldaan naar huis. We willen dus allemaal de hoeveelheid brandjes tot het minimum beperken. Ben je bereid daarvoor wat zelfonderzoek te [...]

Jij, afgeleid? Helemaal niet!2019-05-09T10:16:06+02:00

Zet al je werkzaamheden in je agenda

Ik begrijp er niets van. Mijn klant heeft een vrijwel lege agenda. Hoe kan dat? Hij wekt de indruk een vol en interessant leven te hebben, verhaalt over films die hij heeft gezien, museumbezoekjes en uitstapjes met zijn zoontje. Wanneer ik ernaar vraag, barst hij in lachen uit. ‘Ik schrijf alleen zakelijke afspraken op,’ zegt hij. Dit weekend heb ik bijvoorbeeld een etentje, als ik dat zou opschrijven lijkt het net alsof ik er geen zin in heb!’ Mijn klant heeft een uitstekend geheugen en hoewel ik zo'n aanpak nooit zou adviseren, pieker ik er niet over hem iets anders op te dringen, als dit voor hem werkt. Toch zijn er ook veel mensen die vrijwel al hun activiteiten (dwz afspraken, maar ook reistijd, voor- en nabereiding, werkzaamheden van je takenlijst en blokken om mail in te verwerken) in hun agenda zetten. Rick Pastoor, van Grip. Het geheim van slim werken betoogt dat je daar een veel betere timemanager van wordt. Voor Pastoor is de agenda heilig. 'Het helpt je om je tijd te bewaken,' zegt hij. Daarom adviseert hij elke activiteit van meer dan 30 minuten in je agenda te zetten en je ook daadwerkelijk aan je voornemen te [...]

Zet al je werkzaamheden in je agenda2019-05-09T10:06:16+02:00

Hartstikke logisch

De afgelopen tijd ben ik afgevallen. Op zich is daar niets bijzonders aan en er volgt nu ook geen juichend verhaal over een geweldig dieet of fantastische afslankproduct. Toch leerde ik gedurende het proces een waardevolle les die op alle vormen van gedragsverandering van toepassing is. Mijn poging om gewicht te verliezen begon – hoe kan het ook anders – op 1 januari. Na twee maanden calorieën tellen was mijn motivatie een beetje zoek, en toen ik in het kader van mijn studie een implementatie-intentie (een SMART omschreven gedragsdoel) moest formuleren, blies ik mijn afvalpoging dan ook dankbaar nieuw leven in. Ha, een challenge, dat werkt altijd goed voor mij, dacht ik. In het licht van de opdracht onderzocht ik mijn voornemen volgens de logische niveaus van Bateson. Over mijn gedrag en vaardigheden zat ik niet in, maar mijn omgeving beoordeelde ik wel als een forse bottleneck. Zeker toen ik een paar dagen op wandelvakantie ging en niet zelf kon bepalen wat ik at. Mijn strenge wandelmaatje met dezelfde ambities hield me op het rechte pad door bij elke aangeboden lekkernij te verkondigen dat ‘wij gezond wilden eten’. Maar de 30+ kaas die ik onderweg op ons o-zo-gezonde roggebrood wilde [...]

Hartstikke logisch2019-05-09T08:03:33+02:00

Zo dam je de maillawine in

Hoe nuttig en belangrijk is e-mail? Bij mijn workshop Grip op Outlook laat ik deelnemers vooraf een online intake invullen. Daarin vraag ik ze stellingen te beoordelen als: 'De mail die ik ontvang is allemaal nuttig en relevant,' en ook 'De mail die ik verstuur is allemaal nuttig en relevant'. De uitkomst laat zich raden: deelnemers zijn veel kritischer ten aanzien van de berichten van anderen dan ten aanzien van die van henzelf. Dus zélf sturen ze erg belangrijke mailtjes, maar de mailtjes die ze van anderen ontvangen zijn vaak de moeite niet, vinden ze. In de psychologie heet dat de self serving bias: je beoordeelt je eigen gedrag als positiever dan dat van anderen. In werkelijkheid bestoken ze (en wij ook!) elkaar waarschijnlijk met meer mail dan strikt noodzakelijk is. Dat de mailhoeveelheid een serieus probleem is, bleek wel uit de reacties op deze tip enkele weken geleden, er viel zelfs hulpgeroep te beluisteren. Mail is als de spreekwoordelijk lawine achter de voordeur wanneer je terugkomt van vakantie. Je raakt eronder bedolven en je krijgt geen lucht. Hoe voorkom je nou dat het zo verschrikkelijk veel wordt? Dat kan op twee manieren: door je eigen gedrag te veranderen en [...]

Zo dam je de maillawine in2019-04-11T08:07:13+02:00

Ben jij wel imperfect genoeg?

Af en toe schaam ik me te pletter. Vrijwel wekelijks sluipen er foutjes in de Tip van de week. Ik schreef dumbphone in één nieuwsbrief op drie verschillende manieren. Ik haalde kwalitatief en kwantitatief door elkaar. Ik had het over koolmijn in plaats van kolenmijn. Er stonden verkeerde links in mijn nieuwsbrief, letters te veel en woordjes te weinig. Om eerlijk te zijn, denk ik dat er in 80% van mijn nieuwsbrieven wel een fout stond. En dan heb ik het niet eens over een redenering die niet helemaal klopte, een tip die niet op de inhoud sloeg en onduidelijke verbanden in de tekst. Soms durf ik amper op 'Send' te klikken, uit angst voor het moment van aankomst in mijn inbox minuten later. Wanneer de fouten waarvoor ik uren blind was, me ineens wél opvallen. Gelukkig zijn mijn lezers minder kritisch. Een heel enkele keer attendeert iemand mij op een foutje, altijd op begripvolle toon. Soms ontdek ik ze later, wanneer ik de tips herlees voor ik ze op de website zet. Op zo'n moment breekt het koude zweet me uit. Een fout is een mokerslag voor mijn identiteit van auteur, voormalig communicatietrainer en bewonderd collega. Bijna iedereen herkent [...]

Ben jij wel imperfect genoeg?2019-04-28T18:33:04+02:00

Heb jij ook zo’n volle inbox waar je maar niet doorheen komt?

De mijnheer naast me is niet de minste. Universitair geschoold. Wetenschapper. Een echte specialist in zijn vak. Alleen: met dezelfde precisie waarmee hij zijn werk doet, heeft hij geprobeerd zijn inbox te tackelen. Hij is er nog steeds niet klaar mee en beseft: zo werkt het niet. Ik tref honderden mapjes aan en overlappende methodes om belangrijke berichten in beeld te houden. Waarschuwingen dat zijn opslagruimte dreigt vol te lopen. Het is om moedeloos van te worden, want de mails blijven maar komen. Nu ben ik er. Ik laat hem eerst maar eens ervaren hoe goed de machine voor hem kan zoeken, dwars door alle bestanden heen. Mappen en submappen. Ontvangen en verzonden items. Op naam en onderwerp. Nauwkeurig archiveren is dus vrijwel overbodig. Voorzichtig stemt hij in met een algemene map ‘archief’ waar tientallen mapjes in verdwijnen. Mapjes met slechts drie mails erin. Vergeten mapjes en mapjes van oude projecten. Dat ruimt op! De resterende mappen zijn projectmappen. Ze passen netjes op het scherm en dat geeft overzicht. Nu moeten we de inbox zelf nog te lijf met maar liefst 1152 mailtjes. Wat hij meestal doet is: diep en oppervlakkig werk door elkaar. Na de eenvoudige besluiten begint hij [...]

Heb jij ook zo’n volle inbox waar je maar niet doorheen komt?2019-04-10T21:33:37+02:00

Niet over mijn muur!

Wat een irritante gewoonte. Iemand met wie ik vaak te maken heb, gooit dingen bij mij over de muur. Regelmatig mailt hij me ongevraagd links, vragen en ideeën, klaarblijkelijk in de veronderstelling dat ik daar dan achteraan ga hollen. Vragen die ik stel, pareert hij met een wedervraag. Een noodkreet gestuurd aan hém met het verzoek eenmalig een vergadering te notuleren, stuurt hij doodleuk door aan mij met de vraag of ik dat niet kan doen. Ik trapte er niet in en antwoordde poeslief: ‘Haha, leuk geprobeerd!’ Maar in mijn hart vind ik al die lijntjes die hij uitwerpt, helemaal niet grappig. Als ik telkens in zijn aas zou happen, zou ik dan eens links gaan, dan eens rechts. Er is geen plan, er zijn geen afspraken en ook onze relatie rechtvaardigt deze houding niet. Nu weet ik dat deze vriendelijke kerel echt niet zo bedoelt. Vroeg of laat zal ik hem onder vier ogen uitleggen hoe ik liever werk. Tot die tijd negeer ik de meeste van zijn berichten (DELLE) en geef dus soms een snedige reactie. Ik besef: ik kan me deze houding permitteren; mijn broodheer is hij niet. Mijn samenwerkingspartner is zich trouwens niet eens bewust van [...]

Niet over mijn muur!2019-03-04T11:10:46+02:00

Durf jij deze energievreter te confronteren?

Een paar jaar geleden had ik een serieus conflict. Het huis wat wij in 2000 hadden gekocht, bleek te verzakken. Het begon met wat onverklaarbare scheuren in de muren. Vreemd, want voor de aanschaf had het huis (deel van een twee-onder-één-kap) juist nieuwe palen gekregen. Maar het ging van kwaad tot erger en samen met de buren stelden we het toenmalige funderingsbedrijf aansprakelijk. Na jaren monitoren, onderzoek, juridische bijstand en veel moeizame gesprekken wisten we ons gelijk te behalen en werd de schade hersteld op kosten van de aannemer en zijn verzekeraar. Een grote opluchting. Bijzonder was dat ik na afloop een prachtige bos bloemen kreeg. Niet als pleister op de wonde, maar als bedankje van de aannemer voor mijn constructieve opstelling tijdens het conflict, waardoor we er minnelijk uit konden komen. Zo werd deze uiterst vervelende periode toch op een positieve manier afgesloten. Ik herinnerde me de casus omdat ik de afgelopen tijd een cursus ‘Mediation en conflicthantering’ deed. Daardoor ben ik veel opmerkzamer geworden op de conflicten die ik in werk- en privérelaties meemaak of waarneem. Als organizer geef ik adviezen over het efficiënt en effectief gebruik van tijd en middelen. Soms gaat het dan ook over de [...]

Durf jij deze energievreter te confronteren?2019-03-04T10:25:44+02:00

Met dit trucje uit de sportwereld bestrijd je uitstelgedrag

Simon heeft een profiel op een dating site. Maar als iemand hem een berichtje stuurt, reageert hij niet. Hij blijft het voor zich uitschuiven, het is te spannend. Achteraf is hij niet trots op zijn gedrag. ’Waarom heb ik niet gewoon een nette reactie gestuurd,’ denkt hij. Zo komt hij nooit aan een relatie... Simon (niet zijn echte naam) is mijn klant en hij figureert in het boek Vandaag begin ik echt van mijn collega Karen Visser. Een jaar geleden vroeg ze mij of ik extreme uitstellers had in mijn klantenkring. Ik dacht meteen aan Simon. Zijn uitstelgedrag kostte hem bijna zijn baan. Ook op zijn werk stelt Simon vreselijk uit. Zo begint hij liever niet aan een taak die als stempel 'uitgesteld' heeft. Dat is dan al te beladen. Zo heeft ieder zijn redenen om uit te stellen. In haar boek beschrijft Karen stressjunkies die pas onder druk tot daden komen, besluitelozen die uit angst niet in beweging komen, zelfsaboteurs met zulke hoge normen dat ze zichzelf boycotten en idealisten die uit optimisme in de problemen komen. Zelfs als je niet stelselmatig lijdt aan uitstelgedrag zoals Simon, is er eigenlijk altijd wel iets wat je voor je uitschuift. Neem [...]

Met dit trucje uit de sportwereld bestrijd je uitstelgedrag2019-03-04T10:23:51+02:00

Domo arigatou, Marie Kondo!

De media is gefascineerd door Marie Kondo. Ik heb er een dagtaak aan om berichten over haar te volgen. Oorzaak van de hernieuwde belangstelling is de Netflix-serie Tidying up with Marie Kondo. De essentie: een huishouden in chaos leert een les en leeft nog lang en gelukkig. De organizers die zich opruimcoach noemen, varen wel bij al die aandacht. Maar minder leuk vind ik het volgende. Een journalist wil mij liever geen organizer noemen in een artikel over grenzen stellen. Want, zeg ze 'Organizer vind ik een wat lastig woord, omdat het insinueert dat je meer in de Marie Kondo-hoek zit.' Het woord alleen al: insinueert. 'Het gaat me om de associatie die veel mensen bij het woord 'organizing' hebben, verduidelijkt ze nog maar eens. Domo arigatou (dank je wel), Marie Kondo! Marie Kondo is inderdaad een organizing-consultant. Haar rigoureuze KonMari-methode schrijft voor dat je alles wegdoet waar je niet meer blij van wordt. Door respectvol keuzes te maken, wordt het gemakkelijker om los te laten. Op de KonMari-manier gaat dat zo: bedank je spullen voor bewezen diensten, gebruiksplezier of inspiratie, als je wilt met Japans buiginkje. Ongemakkelijk volgen Marie Kondo’s klanten haar instructies op. Maar al dat weggooien is [...]

Domo arigatou, Marie Kondo!2019-02-28T18:40:18+02:00