Nu ik stage loop en een eigen e-mailadres heb, kan ik een hele hoop adviezen die ik mijn klanten geef, eindelijk eens zelf uitproberen. Want, denk ik vaak, ik heb wel makkelijk praten. Ik ben een eenpitter, zij maken deel uit van een organisatie. Zij moeten zich voegen naar bepaalde mores, werken met bepaalde systemen, zitten in een team, hebben een manager.
Mijn klanten krijgen bijvoorbeeld ontzettend veel mail en dat resulteert vaak in propvolle inboxen. Dat wil ik bij mezelf graag voorkomen. Ik begin met het aanpassen van de instellingen:
- Ik zet alle notificaties uit via BESTAND > OPTIES > E-MAIL > Ontvangst van bericht zodat ik niet afgeleid wordt door geluiden of icoontjes op mijn desktop.
- Ik verander de onpersoonlijke handtekening via BESTAND > OPTIES > E-MAIL > handtekeningen voor berichten maken of wijzigen. Je moet zowel op ‘opslaan’ als OK klikken als je de nieuwe instellingen wilt bewaren.
- Bij mijn klanten zie ik vaak dat berichten die in het leesvenster zijn gelezen, ‘ongelezen’ blijven. Heel onhandig. Dat pas ik aan in BESTAND > OPTIES > E-MAIL > deelvensters.
- Nadat ik een paar vergaderingen heb gevolgd, ontdek ik dat ik 15 minuten van tevoren een herinnering krijg. Irritant zeg! Dat zet ik uit via BESTAND > OPTIES > AGENDA > agenda-opties.
- En op hetzelfde scherm klikte ik onder weergave-opties aan dat ik de weeknummers voor mijn agenda wilde zien.
Daarna bedenk ik hoe ik mailtjes wil verwerken.
- Ik maak vijf mapjes aan: Archief, Wachten, , Links en wachtwoorden, Misschien en Filters. Later komt er nog een projectmapje bij waar ik handmatig dingen in sleep.
- Ik maak een regel voor de berichten uit het systeem over HiX, het elektronisch patiëntendossier waarmee ik niet hoef te werken. Dat kan door met je rechtermuisknop te klikken op een bericht, dan ‘Regel maken’ te kiezen en vervolgens in te stellen dat een bericht van afzender x of y, of met onderwerp zus of zo altijd naar map deze of die gaat. Zelf laat ik ze naar de map ‘Filters’ gaan, voor de zekerheid.
- Ik maak ook een paar Snelle stappen om berichten met één muisklik naar Archief of Afwachten te verplaatsen. Een snelle stap die ik ‘mail stagebegeleider’ noem en eentje die ‘nieuwe agenda-afspraak’ heet. In dit YouTubefilmpje staat een instructie.
Vanaf nu is het een eitje om mails snel te scannen en te verplaatsen. Komt er een actie uit, dan noteer ik die in mijn takenplanner. Werk je helemaal digitaal, dan kun je de mail ook als bijlage mee naar ’taken’ of ‘agenda’ sturen. Vervolgens verplaats ik de mail zelf naar het archief. Met CTRL+E en een zoekterm kan ik alles immers razendsnel terugvinden.
Op deze manier houd ik mijn inbox opgeruimd – althans tot op heden ;-).
Mijn tip voor lezers is:
Laat je instellingen voor je werken
Sta stil bij hoe je zelf werkt en hoe dat je bevalt. Neem een paar slimmigheidjes over. Heb je een volle mailbox met mail die je al gelezen hebt, en wil je verder gaan met opschonen? Selecteer de oude mails en verplaats ze als geheel naar een archiefmap. Desnoods eentje die je daar speciaal voor aanmaakt. Je bent in één klap veel kwijt en kunt daarna oefenen met het leren leeghouden van je inbox door consequent alles wat je gelezen en verwerkt hebt uit je inbox en naar de prullenbak, archief, taken/agenda of een speciale projectmap te verplaatsen.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.