Home>Kenmerk:planning

Harde kont

'Ik heb wel een harde kont!' schrijft een van de deelnemers in de chat. Mijn eerste online lesdag zit erop. Vorige week is er een nieuwe opleidingsreeks gestart en helaas moesten we daarvoor uitwijken naar de virtuele wereld. Gelukkig zijn de deelnemers heel tevreden, maar ook ik heb een houten bips. We namen dan wel pauzes, maar het blijft lastig om voldoende te bewegen als je werkplek maar uit een paar m2 bestaat. Vermoedelijk ben ik niet de enige die zo'n lockdown vooral zittend achter een scherm doorbrengt. Bij wie de pauzes erbij inschieten, de koffie koud wordt, het zomaar ineens half vier is terwijl je nog niet hebt geluncht (!) en de weegschaal evenzoveel extra kilo's aangeeft als er lockdowns zijn geweest. Ik verricht mentale arbeid en mijn lat ligt hoog. Bijna zonder het te merken lever ik daardoor welbevinden in. Gelukkig heb ik veel plezier in mijn werk. Ik sta energiek op, ik heb er zin in en de dag vliegt voorbij. Maar sinds kort bezoek ik weer een stoelmasseur en dat is foute boel. Volgens het Effort-Recovery model van Meijman (1989) moet er tegenover werkinspanning altijd hersteltijd staan om gezondheidsschade te voorkomen. Er zijn twee vormen van [...]

Harde kont2022-05-02T12:07:21+02:00

Try-out met Trello

Het was tijd voor een upgrade. Een paar jaar gelden had ik oud-collega Olga Leever nog heel gelukkig gemaakt met een papieren takenplanner, maar nu was het echt tijd voor een digitale variant. Met het groeien van haar bedrijf De schone schrijfster groeide ook het aantal taken, opdrachtgevers en samenwerkingsverbanden. 'Ik wil zo graag OVERZICHT!'  schreef ze me. Ik raadde Trello aan. Het had zomaar een ander planbord kunnen zijn om taken te delen en informatie te verzamelen in één app. Maar Trello staat goed aangeschreven en is bekend: dat helpt bij de adoptie door eventuele medegebruikers. Het is wel even wennen. Met een kanban, wat in het Japans 'visueel bord' betekent, breng je je workflow in kaart. Meestal leg je links een 'backlog' aan waarin je ideeën en input verzamelt. Van hieruit selecteer je taken, die je verplaatst van 'te doen' naar 'mee bezig' tot 'klaar'. Zie het voorbeeld. Het inrichten van zo'n workflow komt nauw. Gezien de omvang van Olga's bezigheden lag het voor de hand om meerdere borden te gebruiken (bijvoorbeeld per klant, samenwerking of project) maar hoe zouden we van hieruit één takenlijst kunnen genereren? Dat lukte door kaarten te kopiëren naar haar privébord, en taken [...]

Try-out met Trello2021-06-14T13:47:11+02:00

Vol hoofd (coronaweek 6)

Dat was waar ook.  Begin maart werd ik benaderd door een journalist van het AD. Of ik tips kon geven voor de 'perfecte to-dolijst'. Natuurlijk werk ik daar graag aan mee. Door de uitbraak van corona wordt het artikel echter op de lange baan geschoven. Zaterdag verscheen het alsnog in de krant, met een te gekke illustratie van Edo Draaijer. Je kunt het hier lezen. In mijn hart vind ik de timing een beetje ongelukkig. Alsof met een 'perfecte to-dolijst' je leven als vanzelf in goede banen loopt. Het voelt allemaal zo relatief in deze tijd. Het is zeker niet mijn belangrijkste boodschap! Maar waar ik wél voor 100 procent achter sta, is dat het helpt om dingen op te schrijven. Niet alleen taken of acties, maar alles waar je tegenaan loopt, wat je van je á propos brengt, waar je stress van krijgt. Een oefening die ik regelmatig doe in workshops over balans, brengt structuur in de chaos. Het is een schrijfopdracht, en daar hoort deze werkkaart bij. 1) Maak eerst een lijstje van alles waar je hoofd vol van is. Rommel in huis. Teruglopende productiviteit. Zorgen over anderen. Angst voor de toekomst. Het gemis aan beweging. Een streep [...]

Vol hoofd (coronaweek 6)2020-08-09T12:20:00+02:00

Piekmoment

'Dit hebben we kut georganiseerd!' Briesend komt de teammanager binnen. Hij heeft in de file gestaan en is te laat. Maar zijn frustratie komt vooral door de onhandige timing van deze workshop over timemanagement: midden in de drukste periode van het jaar, zodat een dagje niet op kantoor zich presenteert als een regelrecht drama. De noodzaak voor deze workshop is overduidelijk, al sta ik het eerste uur met buikpijn voor de groep. Maar wat me vooral verbaast, is de passiviteit waarmee het team het erop aan heeft laten komen. Hoe kan het, dat deze geplande workshop ze toch heeft overvallen? Ik denk dat ik het begrijp. Als je het druk hebt, heb je een aantal mogelijkheden om daarmee om te gaan. Je kunt meer werken door langer op kantoor te blijven of werk mee naar huis te nemen, of sneller werken door taken te combineren of output eerder op te leveren, met foutjes desnoods. Maar voor optie drie - slimmer werken - moet je creatief zijn, en dat gaat nu juist zo lastig als je moet pieken. Je functioneert dan op het scherp van de snede: volkomen gefocust op het behalen van je doelen. Even uitzoomen is er niet bij, [...]

Piekmoment2020-06-04T07:59:17+02:00

Plannen is strepen

Alle wassen zijn gedraaid, de tent is opgeruimd. De vakantie is voorbij en vandaag is de eerste serieuze werkdag van dit najaar. Ogenschijnlijk valt het qua drukte de komende maanden wel mee. Een aantal schrijfklussen, verschillende trainingen, wat netwerkbijeenkomsten en een paar coachklanten. Hoe verder ik door mijn agenda blader, hoe leger de pagina’s schijnen. En ook mijn takenlijst is maar een paar weken vooruit gevuld. Maar schijn bedriegt. De ervaring leert dat rustig baantjes trekken er niet echt in zit. Zowel mijn agenda als takenlijst zullen zoals elk najaar weer vlot gevuld raken. Met wat is ook al duidelijk. Ik ben bijvoorbeeld vrijwilliger bij een netwerk en dat leidt regelmatig tot taken. Begin volgend jaar starten er opleidingen waarvoor ik wervingswerk heb te verrichten. Ik bouw hiervoor een online leeromgeving die bij lange na niet klaar is. Ook zitten er opdrachten in de pijplijn waar ik tzt graag ‘ja’ tegen wil kunnen zeggen.  Bovendien heb ik besloten om dit najaar veel donderdagen vrij te houden voor mantelzorg. En dan start ik in oktober ook nog met mijn bachelorthesis. Daar gaat vast veel tijd in zitten. Alles wijst er dus op dat het een druk najaar gaat worden. Maar mijn [...]

Plannen is strepen2021-09-15T11:15:51+02:00

Een app voor klein bier

Mijn collega was onverbiddelijk. 'Een papieren takenlijst? Dat kan écht niet meer.' Met z'n vijven bereidden we een tijdje terug een workshopreeks over timemanagement voor. Als alternatief voor een takensysteem gekoppeld aan je mailprogramma had ik daarin naast diverse productiviteitsapps ook een papieren variant opgenomen. 'Met de hand is toch hartstikke uit de tijd!' vond mijn collega. Ik vertelde haar dat 1 op de 3 van mijn klanten opteert voor papier, als ze voor de keuze staan. Ook als ze in een bedrijf werken waarin taken rondgestuurd worden via agenda en mail. En wil je een geheimpje weten? Zelf plan ik ook voornamelijk met pen, papier en arceerstift. Ik vind het prettig en qua bewerkelijkheid valt het reuze mee. Daarnaast maak ik óók gebruik van een takenapp. Ooit trachtte ik wel al mijn taken in één takensysteem te proppen. Maar de ervaring leert dat online biebboeken uitzoeken dan naast taken als Tip van de week schrijven terecht komt. Ik houd klein bier liever gescheiden. Het handige hiervan is dat ik gemakkelijk van takenapp kan wisselen, wanneer ik weer eens iets wil uitproberen. Dat gebeurt vaak, want er komen continu nieuwe apps bij en ik blijf graag een beetje op de [...]

Een app voor klein bier2020-02-16T19:04:37+01:00

Geef me nou toch informatie! Mijn bizarre ervaringen met een weddingplanner

Het bruidspaar had kosten noch moeite gespaard. De kaart was gedrukt op handgeschept papier en kon met een magneetje op de koelkast worden bevestigd, wat ik meteen deed. De foto’s waren gemaakt door een professionele fotograaf. Het stel had zelfs een weddingplanner ingeschakeld, we konden hen feliciteren op een speciale website. Tja: als je in Fiji trouwt, wil je natuurlijk niets aan het toeval overlaten! Een wereldreis had ik eigenlijk niet in de planning. Maar als je Australische achternichtje haar ja-woord geeft op een bounty-eiland in de Grote Oceaan, dan is dat once-in-a-lifetime. Ook mijn zus zei 'ja' tegen de gedachte aan een familiereünie in Australië en het huwelijk op het strand de maand erop. Hoewel de bruiloft pas op 7 juni 2019 zou plaatsvinden, moesten wij al voor 1 juli 2018 ons besluit aan Jules, de wedding planner, doorgeven. En daar begon het gedonder. De kosten van het resort waren zo lang van tevoren nog niet bekend. Lange mailtjes volgden met snippers informatie. Vragen werden niet beantwoord, mailtjes raakten zoek en 'useless' Jules stapelde fout op fout. Omdat zowel mijn neef als een ander Nederlands familielid zich erin mengde, werd het een ware spraakverwarring. Vanochtend ontving ik - drie [...]

Geef me nou toch informatie! Mijn bizarre ervaringen met een weddingplanner2020-07-13T11:57:23+02:00

Zet al je werkzaamheden in je agenda

Ik begrijp er niets van. Mijn klant heeft een vrijwel lege agenda. Hoe kan dat? Hij wekt de indruk een vol en interessant leven te hebben, verhaalt over films die hij heeft gezien, museumbezoekjes en uitstapjes met zijn zoontje. Wanneer ik ernaar vraag, barst hij in lachen uit. ‘Ik schrijf alleen zakelijke afspraken op,’ zegt hij. Dit weekend heb ik bijvoorbeeld een etentje, als ik dat zou opschrijven lijkt het net alsof ik er geen zin in heb!’ Mijn klant heeft een uitstekend geheugen en hoewel ik zo'n aanpak nooit zou adviseren, pieker ik er niet over hem iets anders op te dringen, als dit voor hem werkt. Toch zijn er ook veel mensen die vrijwel al hun activiteiten (dwz afspraken, maar ook reistijd, voor- en nabereiding, werkzaamheden van je takenlijst en blokken om mail in te verwerken) in hun agenda zetten. Rick Pastoor, van Grip. Het geheim van slim werken betoogt dat je daar een veel betere timemanager van wordt. Voor Pastoor is de agenda heilig. 'Het helpt je om je tijd te bewaken,' zegt hij. Daarom adviseert hij elke activiteit van meer dan 30 minuten in je agenda te zetten en je ook daadwerkelijk aan je voornemen te [...]

Zet al je werkzaamheden in je agenda2019-05-09T10:06:16+02:00

Met dit trucje uit de sportwereld bestrijd je uitstelgedrag

Simon heeft een profiel op een dating site. Maar als iemand hem een berichtje stuurt, reageert hij niet. Hij blijft het voor zich uitschuiven, het is te spannend. Achteraf is hij niet trots op zijn gedrag. ’Waarom heb ik niet gewoon een nette reactie gestuurd,’ denkt hij. Zo komt hij nooit aan een relatie... Simon (niet zijn echte naam) is mijn klant en hij figureert in het boek Vandaag begin ik echt van mijn collega Karen Visser. Een jaar geleden vroeg ze mij of ik extreme uitstellers had in mijn klantenkring. Ik dacht meteen aan Simon. Zijn uitstelgedrag kostte hem bijna zijn baan. Ook op zijn werk stelt Simon vreselijk uit. Zo begint hij liever niet aan een taak die als stempel 'uitgesteld' heeft. Dat is dan al te beladen. Zo heeft ieder zijn redenen om uit te stellen. In haar boek beschrijft Karen stressjunkies die pas onder druk tot daden komen, besluitelozen die uit angst niet in beweging komen, zelfsaboteurs met zulke hoge normen dat ze zichzelf boycotten en idealisten die uit optimisme in de problemen komen. Zelfs als je niet stelselmatig lijdt aan uitstelgedrag zoals Simon, is er eigenlijk altijd wel iets wat je voor je uitschuift. Neem [...]

Met dit trucje uit de sportwereld bestrijd je uitstelgedrag2019-03-04T10:23:51+01:00

Als je dit uur kunt winnen, telt het dubbel mee

'Doe je zachtjes? Iedereen is al naar bed.' In mijn nachthemd stond ik vannacht onderaan de zoldertrap een van mijn kinderen tot stilte te manen. Het was kwart over twaalf en mijn wekker zou om half zeven afgaan. Bye bye nachtrust. Om bij mezelf te blijven: ik weet dondersgoed hoe belangrijk voldoende slaap is. Het verbetert je geheugen, het is goed voor de stofwisseling en niet in de laatste plaats: je functioneert stukken beter als je uitgeslapen bent. Ik wel tenminste. Toch ga ik te laat naar bed. Of nee: ik begin te laat met naar bed gaan. Ik kijk bijvoorbeeld te lang tv. En dan moet de vaatwasser nog geprogrammeerd worden. De tafel gedekt. Een reisadvies opgezocht voor de volgende dag. Zit ik toch weer achter de computer. Van lieverlee wordt het later en later. Ineens is het half twaalf geweest: niet best als ik zeven uur per nacht wil slapen! Voor volwassenen is het advies zelfs 7,5 uur. Het lukt me zelden, hoe vaak ik het me ook voorneem, nog los van spokende pubers. Tijd voor actie. In deze Tip van de week heb ik een paar ideetjes op een rijtje gezet voor iedereen (mezelf incluis) die graag [...]

Als je dit uur kunt winnen, telt het dubbel mee2022-04-04T11:10:31+02:00
Ga naar de bovenkant