Het bruidspaar had kosten noch moeite gespaard. De kaart was gedrukt op handgeschept papier en kon met een magneetje op de koelkast worden bevestigd, wat ik meteen deed. De foto’s waren gemaakt door een professionele fotograaf. Het stel had zelfs een weddingplanner ingeschakeld, we konden hen feliciteren op een speciale website. Tja: als je in Fiji trouwt, wil je natuurlijk niets aan het toeval overlaten!
Een wereldreis had ik eigenlijk niet in de planning. Maar als je Australische achternichtje haar ja-woord geeft op een bounty-eiland in de Grote Oceaan, dan is dat once-in-a-lifetime. Ook mijn zus zei ‘ja’ tegen de gedachte aan een familiereünie in Australië en het huwelijk op het strand de maand erop.
Hoewel de bruiloft pas op 7 juni 2019 zou plaatsvinden, moesten wij al voor 1 juli 2018 ons besluit aan Jules, de wedding planner, doorgeven. En daar begon het gedonder. De kosten van het resort waren zo lang van tevoren nog niet bekend. Lange mailtjes volgden met snippers informatie. Vragen werden niet beantwoord, mailtjes raakten zoek en ‘useless’ Jules stapelde fout op fout. Omdat zowel mijn neef als een ander Nederlands familielid zich erin mengde, werd het een ware spraakverwarring.
Vanochtend ontving ik – drie dagen voor vertrek – de vouchers voor de vakantie op Castaway Island. De dame met wie wij onze accommodatie delen en die een dag eerder gaat, heeft Jules al laten weten dat er wederom foutieve informatie in staat. De titel van het mailtje: stress all over again.
Voor ons klopt de informatie wel gelukkig. Het gekke is: Jules heeft zichzelf zoveel extra werk bezorgd. Ze moet honderden mails hebben ontvangen van genodigden met exact dezelfde vragen. Hoe had dat nou gemakkelijker gekund?
Mijn tip: wanneer je iets regelt, of het nou voor klanten, deelnemers aan een event of gasten voor een feestje is, besef dan dat de meeste mensen graag tamelijk precies willen weten waar ze aan toe zijn. Dus:
Maak een ‘Hoedan’ als je iets organiseert
Geef mensen de controle door ze informatie te verstrekken. Zet het hele proces voor ze in een overzichtelijk bestandje, compleet met stapjes die ze moeten zetten om deel te nemen / iets te kopen / iets te doen. Voeg relevante informatie toe en maak bij ingewikkelde zaken een overzicht: van prijzen, schema’s, veelgestelde vragen en zo verder. Als je dan tot slot zelf iets zorgvuldiger bent, dan zal dat anderen veel stress besparen!
Mijn reisschema is compleet en ik ga er bepakt en bezakt een maandje van tussen.Wil je het vervolg weten? Klik dan hier.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.