Ik begrijp er niets van. Mijn klant heeft een vrijwel lege agenda. Hoe kan dat? Hij wekt de indruk een vol en interessant leven te hebben, verhaalt over films die hij heeft gezien, museumbezoekjes en uitstapjes met zijn zoontje.
Wanneer ik ernaar vraag, barst hij in lachen uit. ‘Ik schrijf alleen zakelijke afspraken op,’ zegt hij. Dit weekend heb ik bijvoorbeeld een etentje, als ik dat zou opschrijven lijkt het net alsof ik er geen zin in heb!’
Mijn klant heeft een uitstekend geheugen en hoewel ik zo’n aanpak nooit zou adviseren, pieker ik er niet over hem iets anders op te dringen, als dit voor hem werkt. Toch zijn er ook veel mensen die vrijwel al hun activiteiten (dwz afspraken, maar ook reistijd, voor- en nabereiding, werkzaamheden van je takenlijst en blokken om mail in te verwerken) in hun agenda zetten. Rick Pastoor, van Grip. Het geheim van slim werken betoogt dat je daar een veel betere timemanager van wordt.
Voor Pastoor is de agenda heilig. ‘Het helpt je om je tijd te bewaken,’ zegt hij. Daarom adviseert hij elke activiteit van meer dan 30 minuten in je agenda te zetten en je ook daadwerkelijk aan je voornemen te houden. Dat dwingt je om je prioriteiten te bepalen.
Agendabeheer komt nauw. Zo zetten veel mensen er dingen in die ze niet willen vergeten. Maar hoe kun je dan zien of je iets daadwerkelijk hebt gedaan? En als je er niet aan toekomt, wie zegt dat je dat later nog weet? Ik adviseer daarom altijd taken te borgen in een takenlijst, ongedacht of je er een tijdblok voor reserveert in je agenda.
Mits je dat dus blijft doen, zie ik wel voordelen aan Pastoors benadering:
- Wanneer je je allerbelangrijkste werkzaamheden in je agenda zet, zie je direct hoe druk je bent.
- Het dwingt je om na te denken over de besteding van je tijd. Daar ben ik helemaal voor, want we laten ons vaak leiden door de waan van de dag.
- Je krijgt steeds beter door hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden vergen.
- Wanneer je je niet houdt aan je planning, is dat nuttige feedback. Eiste iemand je tijd op en durfde je geen nee te zeggen, was er een crisis of leed je aan uitstelgedrag? Zo krijg je inzicht in je patronen.
- En de belangrijkste misschien: als jij je tijd niet indeelt, doet iemand anders het wel voor je.
Pastoor adviseert zo’n 20 % van de agenda onbenut te laten. Die witruimte geeft je tijd voor het afronden van kleine taken en functioneert als buffer voor onvoorzienigheid. Probeer het dus eens:
Zet al je werkzaamheden in je agenda
Twijfels of dit voor jou werkt? Tja: wellicht had je voorheen een maagdelijk lege agenda en ziet je dag er met Pastoors methode ineens propvol uit. Maar wees reëel: je hebt de werkelijkheid waarschijnlijk alleen maar zichtbaar gemaakt. Alleen kunnen anderen het nu ook zien…
PS: Nieuwsgierig naar meer planningstips? Op vrijdagochtend 21 juni geef ik in Gouda de workshop Grip op tijd met open inschrijving.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.