Het was tijd voor een upgrade. Een paar jaar gelden had ik oud-collega Olga Leever nog heel gelukkig gemaakt met een papieren takenplanner, maar nu was het echt tijd voor een digitale variant. Met het groeien van haar bedrijf De schone schrijfster groeide ook het aantal taken, opdrachtgevers en samenwerkingsverbanden. ‘Ik wil zo graag OVERZICHT!’ schreef ze me.
Ik raadde Trello aan. Het had zomaar een ander planbord kunnen zijn om taken te delen en informatie te verzamelen in één app. Maar Trello staat goed aangeschreven en is bekend: dat helpt bij de adoptie door eventuele medegebruikers.
Het is wel even wennen. Met een kanban, wat in het Japans ‘visueel bord’ betekent, breng je je workflow in kaart. Meestal leg je links een ‘backlog’ aan waarin je ideeën en input verzamelt. Van hieruit selecteer je taken, die je verplaatst van ’te doen’ naar ‘mee bezig’ tot ‘klaar’. Zie het voorbeeld.
Het inrichten van zo’n workflow komt nauw. Gezien de omvang van Olga’s bezigheden lag het voor de hand om meerdere borden te gebruiken (bijvoorbeeld per klant, samenwerking of project) maar hoe zouden we van hieruit één takenlijst kunnen genereren? Dat lukte door kaarten te kopiëren naar haar privébord, en taken van deadlines te voorzien zodat ze zichtbaar worden in de kalender.
Met de input van Olga, die eigenlijk het liefst een groot planbord aan haar muur had gehangen, richtten we het geheel tijdens een Zoomsessie visueel aantrekkelijk in. Met prachtige foto’s in de achtergrond, labels voor verschillende taken en een felgroene sticker voor voltooid werk. De komende tijd gaat ze hiermee experimenteren.
Is Trello wat voor jou? Dit zijn de verschillen met handmatig taken noteren:
- Het is opmaaktechnisch heel aantrekkelijk in te richten – dat motiveert;
- Je kunt borden delen met anderen, en hebt meteen duidelijk waar je teamleden mee bezig zijn. Als je hun avatar naar een taak sleept houd je zicht op hun vooruitgang in de workflow;
- Trello maakt gebruik van een butler om acties te automatiseren. Voor Olga maakte ik de regel: ‘als een taak naar de lijst ‘klaar’ wordt gesleept, haal de ‘due date’ eraf en voeg een groene checksticker toe’. Nadeel: voor meer butleracties heeft ze het betaalde account nodig;
- Elk Trellobord heeft een eigen e-mailades. Zo stuur je informatie vanuit je mail meteen naar het juiste bord, vanwaar je het verder kunt verwerken.
- Je taken worden gekoppeld aan een kalender. Zo genereer je als vanzelf al een actieplan per dag.
De lijst met verschillen is nog wel langer, maar mijn Tip van de week is dus:
Gebruik een kanban om overzicht te houden. Zeker als je visueel bent ingesteld!
Natuurlijk moet je ook Trello goed bijhouden en dagelijks plannen om voeling te houden met de hoeveelheid werk en de beschikbare tijd. Pas als dat met elkaar in overeenstemming is, zal Olga echt plezier hebben van haar nieuwe methode én weer overzicht ervaren.
Wil jij nou ook zo’n Zoomsessie om jouw takenapp goed in te richten? Neem contact met me op; dan kijk ik graag met je mee. Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.