Vanaf nu wil je met één takenlijst gaan werken.
Een goed idee! Maar waar moet je beginnen?
1. Begin met het verzamelen van je taken. Die vind je in je post, je voicemail, je e-mails, in dossiers, op losse papiertjes, in notitieblokken, in je agenda… Schrijf ze allemaal onder elkaar op.
2. Bekijk vervolgens alle taken apart: wat is het, wanneer moet dit gebeuren, hoe lang ben ik ermee bezig?
3. Doe een reality check: past dit eigenlijk wel allemaal in de tijd? Ben ik wel de probleemeigenaar van deze taak? Kan ik deze taken laten of delegeren? Snappen of schrappen is het devies.
4. Open nu je To-do-app, je takenboek in je mailsysteem of een Things To Do Todayboek – of welk ander systeem je prettig vindt. Hier ga je je taken in bijhouden.
5. Sorteer de resterende taken. Wat moet eerst? Kijk ook naar duur en omvang. Noteer taken van meer dan vijf minuten in je takenlijst met een gewenste datum van uitvoer en blokkeer er direct tijd voor in je agenda.
6. Cluster de kleinere taken en pak ze op een leegloopmoment met een aantal tegelijk op.
7. Neem nog één keer je nieuwe takenlijst door en kijk of elke taak werkwoord heeft en een realistische omvang. Een taak van acht uur kun je niet ineens afvinken, dus knip die op.
8. Prikkelt je takenlijst om aan de slag te gaan? Check!