De mijnheer naast me is niet de minste. Universitair geschoold. Wetenschapper. Een echte specialist in zijn vak. Alleen: met dezelfde precisie waarmee hij zijn werk doet, heeft hij geprobeerd zijn inbox te tackelen. Hij is er nog steeds niet klaar mee en beseft: zo werkt het niet. Ik tref honderden mapjes aan en overlappende methodes om belangrijke berichten in beeld te houden. Waarschuwingen dat zijn opslagruimte dreigt vol te lopen. Het is om moedeloos van te worden, want de mails blijven maar komen.
Nu ben ik er. Ik laat hem eerst maar eens ervaren hoe goed de machine voor hem kan zoeken, dwars door alle bestanden heen. Mappen en submappen. Ontvangen en verzonden items. Op naam en onderwerp. Nauwkeurig archiveren is dus vrijwel overbodig.
Voorzichtig stemt hij in met een algemene map ‘archief’ waar tientallen mapjes in verdwijnen. Mapjes met slechts drie mails erin. Vergeten mapjes en mapjes van oude projecten. Dat ruimt op! De resterende mappen zijn projectmappen. Ze passen netjes op het scherm en dat geeft overzicht.
Nu moeten we de inbox zelf nog te lijf met maar liefst 1152 mailtjes. Wat hij meestal doet is: diep en oppervlakkig werk door elkaar. Na de eenvoudige besluiten begint hij bovenaan met het grondiger werk. Zijn mailbox is zo meteen een taakbox. Uit voorzorg heeft hij ingesteld dat alles ongelezen lijkt; een soort reminder moet dat wezen. Want meestal vordert hij maar traag met zijn ‘diepe’ werk, er is zoveel meer te doen. Geen wonder dat hij achterop is geraakt.
Na overleg trekken we de stroom berichten eerst maar eens uit elkaar. Met filters voor de talloze nieuwsbrieven en een snel beslisschema schroeven we het verwerkingstempo omhoog. Alle taken van > 2 minuten parkeren we voor latere verwerking. Ik laat hem achter met flink wat huiswerk. We zijn er nog lang niet, want we streven naar een schone lei en een vrijwel lege inbox. Maar een goed begin is het!
Eenmaal thuis gekomen kijk ik zelf ook weer eens met een frisse blik naar mijn berichten. Ik constateer dat ik wel zeven zeer gedateerde ‘Ik-moet-er-nog-wat-mee-maar-ik-heb-er-helemaal-geen-zin-in’ mailtjes onderin mijn inbox heb staan. Nog helemaal in de beslissfeer ga ik er kritisch doorheen en los de dilemma’s op. Practice what you preach!
Heb jij ook zo’n volle inbox waar je maar niet doorheen komt? Mijn tip is:
Scheid beslissen van verwerken
Je hebt er niet per definitie minder werk door, maar het geeft wel focus en bespaart tijd doordat je minder schakelt tussen breinsystemen.
- Richt je bij het doornemen van je mail op de eenvoudige beslissingen.
- Maak filters voor nieuwsbrieven en laat ze rechtstreeks naar een mapje gaan. Je ziet ze dan niet meer als eerste, maar kunt er op een eigen moment naar kijken. Vrijwel elk mailsysteem kan dat op deze manier.
- Zorg voor een simpel archief dat archiveren vergemakkelijkt. Met te veel mapjes laat je het archiveren er toch maar bij zitten.
- Gebruik het zoekvenster (Ctrl of Command + E) om bewaarde mails terug te vinden. Je kunt ook geavanceerd zoeken.
- Laat mail die meer tijd kost niet in je inbox staan, maar zorg voor een ander opvolgsysteem. Een takenlijst, agenda of apart mapje. Je gaat er dan op een ander moment mee aan de slag.
Over dat opvolgsysteem is het laatste woord nog niet gezegd. Daarom schrijf ik daar volgende week een tip over.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.
Op zoek naar een boek over timemanagement? Koop dit handige overzicht met 100+1 methodes en technieken om de tijd naar je hart te besteden.