Ik moet er nog iets mee. Dát is de voornaamste reden dat we e-mails lang in onze inbox laten staan. En met lang bedoel ik: maanden. Hoe verder het bericht naar beneden zakt, hoe kleiner de kans dat we ons voornemen waarmaken trouwens. Dus als we er dan al eens langs scrollen, knaagt er een schuldgevoel. We voelen ons namelijk verplicht om alle, maar dan ook alle mailtjes op te volgen.
Nou ben ik helemaal vóór plichtsbesef. Dat wij verantwoordelijk zijn om de aarde te behoeden voor verdere opwarming: vanzelfsprekend! Maar die omzichtigheid waarmee we verwaarloosde mailtjes behandelen is wel een beetje overdreven. En de bijbehorende schuldgevoelens zijn al helemaal onnodig. Hooguit zouden we ons een beetje kunnen schamen voor ons gebrek aan doortastendheid.
Want dat is wat al die verwaarloosde mailtjes kenmerkt: gebrek aan doortastendheid. Je had nog even persoonlijk willen reageren op een aardig berichtje. Je wilt die ene link nog een keer meer in detail bestuderen. Of het mailtje heeft een groot ‘later misschien’ gehalte.
Gebrek aan doortastendheid is tekenend voor de manier waarop we mail behandelen. We filteren er de gemakkelijkste en de meest urgente berichten uit. De rest laten we ophopen tot onneembare hoeveelheden data. Die we vervolgens keer op keer openen, scannen en onbehandeld dichtklikken. Soms wel tot 8x per bericht, blijkt uit onderzoek.
Dat is nog eens inefficiënt! De Tip van de Week is daarom:
Verwerk ál je mail
Stel je eens voor dat je elk mailtje in één keer afhandelt. Dat zou veel tijd en onrust schelen, niet?
Mijn tips:
- Verwerk je mail niet op ‘low energy’-moment, maar op het moment dat je je beslisvaardig voelt. En zet je First-time-right modus aan.
- Kies steeds uit de volgende vier mogelijkheden: direct deleten, direct beantwoorden (en deleten of archiveren), noteren als taak, verplaatsen naar een mapje.
- Zet géén vlaggetjes met reminder om je aan taken te herinneren. Dit werkt onhandig uitstelgedrag in de hand! Tenzij je deze truc kent.
- Een tamelijk briljante oplossing voor mailtjes die tóch even moeten sudderen is een mapje Afwachten (wanneer je wacht op een reactie) en het mapje Misschien later. Dan is je besluit namelijk: ik houd het op de backburner. En dat is toch al iets beter dan ‘ik moet er nog iets mee.’
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.