Wat een irritante gewoonte. Iemand met wie ik vaak te maken heb, gooit dingen bij mij over de muur. Regelmatig mailt hij me ongevraagd links, vragen en ideeën, klaarblijkelijk in de veronderstelling dat ik daar dan achteraan ga hollen. Vragen die ik stel, pareert hij met een wedervraag. Een noodkreet gestuurd aan hém met het verzoek eenmalig een vergadering te notuleren, stuurt hij doodleuk door aan mij met de vraag of ik dat niet kan doen.
Ik trapte er niet in en antwoordde poeslief: ‘Haha, leuk geprobeerd!’ Maar in mijn hart vind ik al die lijntjes die hij uitwerpt, helemaal niet grappig. Als ik telkens in zijn aas zou happen, zou ik dan eens links gaan, dan eens rechts. Er is geen plan, er zijn geen afspraken en ook onze relatie rechtvaardigt deze houding niet.
Nu weet ik dat deze vriendelijke kerel echt niet zo bedoelt. Vroeg of laat zal ik hem onder vier ogen uitleggen hoe ik liever werk. Tot die tijd negeer ik de meeste van zijn berichten (DELLE) en geef dus soms een snedige reactie.
Ik besef: ik kan me deze houding permitteren; mijn broodheer is hij niet. Mijn samenwerkingspartner is zich trouwens niet eens bewust van de commotie die hij veroorzaakt. En zaken ‘over de muur gooien’ doet hij blijkbaar zo vaak dat hij nauwelijks opmerkt dat ik er niet ontvankelijk voor ben.
Ik ben dan ook gepokt en gemazeld in het herkennen van tijdverspilling en het grenzen stellen. Maar wat moet je als een leidinggevende of opdrachtgever zich zo gedraagt? Dan is ‘delleren’ minder gemakkelijk.
Feit is: weinig mensen hebben genoeg aan een half woord. Mijn tip in ‘afhankelijkheidsrelaties’ is dan ook:
Doe eerst het grondwerk voor een samenwerking
Grondwerk is het bouwrijp maken van de grond waarop je gaat bouwen. Bereid de samenwerking voor, effen de weg, leg een fundament in de vorm van afspraken. Ongeacht je positie of je rol in de relatie: daar kun je altijd op aansturen. Zo:
- Bespreek wat jullie samenwerking op moet leveren, zodat je alle plannen kunt toetsen aan een helder doel (of als dat jou niet duidelijk is gemaakt, vraag er dan om);
- Stem af over wie wat gaat doen (of doe dat alsnog als je al samenwerkt en je bemerkt ergernissen over en weer);
- Zorg ervoor dat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben van de samenwerking (of corrigeer misverstanden die zijn ontstaan);
- Maak expliciet over hoe jullie communicatie het beste kan verlopen en maak duidelijk waar je wel en niet van bent;
- Neem een tijdpad op in jullie plannen, maak e.a. zo concreet mogelijk (en wanneer dit niet lukt, concludeer dan samen dat het belang of de urgentie er wellicht niet zijn!);
- Stuur meteen bij als je merkt dat iemand zaken over je muur gooit. Als je het grondwerk hebt gedaan, zal je dat een stuk gemakkelijker vallen.
Zonder grondwerk komen opdrachten heel anders binnen, en zonder afstemming vallen mensen ten prooi aan luchtfietserij of reactief gedrag. En daar zit niemand op te wachten.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.