Het zonnetje streelt onze snel verkleurende armen. Terwijl we langs de bloeiende bermen slenteren, complimenteert ze me met mijn nieuwe boek, en spreekt tegelijkertijd haar twijfel uit over de werkbaarheid van al die methodes. ‘Dat supergestructureerde is niets voor mij,’ zegt ze. Van lijstjes maken moet ze al helemaal niets hebben: ze wordt er benauwd van. ‘Soms doe ik het omdat het echt niet anders kan, maar zodra het rustiger wordt, stop ik ermee.’
Veel mensen hebben weerstand tegen georganiseerd werken, wat eigenlijk heel gek is – want wat kan daar nou op tegen zijn? Die weerstand komt voort uit oude ervaringen en stereotiepe beelden, maar even zo vaak uit onbekendheid. Want hoe houd je je taken in het snotje op een manier die echt voor je werkt, zonder dat het je totaal ontmoedigt?
Mijn gesprekspartner heeft een hectische baan bij een gemeente, stuurt projecten aan en doet dit allemaal zonder systeem om overzicht te houden. En dat is zeker niet de ideale situatie, dat beseft zij ook.
Wanneer mensen benauwd worden van lijstjes, is dat meestal omdat ze veel te veel willen: die lijstjes bevatten niet enkel taken maar zijn eerder een bucketlist voor de rest van hun werkzame leven! Wanneer je week van overleggen aan elkaar hangt, zoals bij mijn wandelmaatje het geval is, blijft er waarschijnlijk maar weinig tijd over om taken uit te voeren. Dan kun je dus maar beter geen lange lijst maken, maar liever eentje die uitvoerbaar is.
De tip die ik haar daarom gaf, was:
Houd eens een logboek bij
Dat biedt namelijk veel inzicht in het échte verloop van de dag. In een logboek (gebruik gerust dit voorbeeld) log je gedurende een paar dagen al je activiteiten en vink je aan wat werkelijk gepland was en wat niet. Tel vervolgens de geplande uren op en deel die door het aantal dagen dat je het logboek hebt bijgehouden. Doe hetzelfde voor de niet-geplande uren.
Zo krijg je zicht op waar de tijd is gebleven en hoeveel tijd er werkelijk planbaar was per dag. En dat helpt je om uitvoerbaarder (lees: kortere) lijstjes te maken, waar je minder benauwd van wordt. Of… wellicht andere keuzes te maken over de besteding van je tijd.
Hartelijke groet,
Martine Vecht
www.martinevecht.nl
PS: Wie Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren al las, weet dat supergestructureerd werken zeker niet centraal staat, maar eerder ‘doen wat werkt‘. Je lees het in dit interview op managementboek.nl.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.