Hoe nuttig en belangrijk is e-mail? Bij mijn workshop Grip op Outlook laat ik deelnemers vooraf een online intake invullen. Daarin vraag ik ze stellingen te beoordelen als: ‘De mail die ik ontvang is allemaal nuttig en relevant,’ en ook ‘De mail die ik verstuur is allemaal nuttig en relevant’.
De uitkomst laat zich raden: deelnemers zijn veel kritischer ten aanzien van de berichten van anderen dan ten aanzien van die van henzelf. Dus zélf sturen ze erg belangrijke mailtjes, maar de mailtjes die ze van anderen ontvangen zijn vaak de moeite niet, vinden ze. In de psychologie heet dat de self serving bias: je beoordeelt je eigen gedrag als positiever dan dat van anderen. In werkelijkheid bestoken ze (en wij ook!) elkaar waarschijnlijk met meer mail dan strikt noodzakelijk is.
Dat de mailhoeveelheid een serieus probleem is, bleek wel uit de reacties op deze tip enkele weken geleden, er viel zelfs hulpgeroep te beluisteren. Mail is als de spreekwoordelijk lawine achter de voordeur wanneer je terugkomt van vakantie. Je raakt eronder bedolven en je krijgt geen lucht. Hoe voorkom je nou dat het zo verschrikkelijk veel wordt?
Dat kan op twee manieren: door je eigen gedrag te veranderen en door het gedrag van anderen te veranderen.
Laten we beginnen met je eigen gedrag. Schrijf en reageer zelf minder, dat scheelt aantoonbaar in je inbox. Dit kun je zeker laten:
- Laat in een werkrelatie koetjes en kalfjes en kletspraat achterwege. Bewaar dat voor live contact met directe interactie.
- Reageer niet op goede wensen (zoals ‘prettig weekend’) en besluit er ook je eigen mails niet mee. Neem ‘Een reactie is niet nodig’ op als slotzin als je eindeloos heen-en-weermailen vreest. Dat is prima als het zakelijke berichten betreft.
- Laat vragen voor de vorm zoals ‘Is dat goed?’ in het slot van mail achterwege. Deel mee wat je vindt of wat je gaat doen en laat het daarbij. Je lokt anders nieuwe mail uit.
- Schrijf zo duidelijk en concreet mogelijk. Wat voor jou logisch lijkt, kan toch multi-interpretabel zijn. Je krijgt geheid meer mail als je slordig formuleert.
- Mail geen vragen rond (zeker niet aan veel mensen tegelijk!) waarop je het antwoord best kunt achterhalen. Val anderen niet lastig en los het zelf op.
- Reageer niet op mailtjes van het type dit-vind-jij-vast-interessant of moeten-we-hier-nog-iets-mee? Best mogelijk dat jij deze informatie krijgt omdat de ander ook niet wist wat hij ermee moest!
Zeg daarnaast nieuwsbrieven op die je toch meteen weggooit. Anderen beïnvloeden om jou minder te mailen doe je zo:
- Spreek veelmailers of slordige gebruikers aan. Vaak is er een onderliggend probleem zoals onzekerheid, een onduidelijke rolverdeling of behoefte aan bevestiging.
- Bouw wachttijd in en kijk of zaken zich vanzelf oplossen. Anders beloon je gemakkelijk mailgedrag en doe je mee in het patroon: een garantie op herhaling.
- Maak afspraken binnen je afdeling of team over netiquette. Vraag bijvoorbeeld om voorstellen zo te formuleren dat je er alleen maar ja of nee tegen hoeft te zeggen. Of boek deze workshop met mij of een van mijn collega’s.
- Componeer een standaard afpoeiermailtje voor berichten waarvoor je stelselmatig geen tijd hebt. Bye bye schuldgevoel: soms moet je jezelf tegen jezelf in bescherming nemen.
Wees ten slotte zuinig op je mailadres, en zeker als je in de positie zit om gunsten te verdelen. Kortom:
Dam de maillawine in door veel kritischer te zijn
Besteed je tijd vooral aan taken die in je functie-omschrijving staan. Anders bepaalt mail het verloop van je dag, en dat is meestal niet de bedoeling!
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.