Mijn klant had een dagelijks vragenuurtje gecreëerd. Hij was immers de enige met die bewuste expertise. En, zei hij: ‘Mijn medewerkers weten het vaak wel, maar ze zoeken toch bevestiging. Dan komen ze per definitie bij mij uit.’
Omdat hij het druk had maar ze ook niet telkens het bos in wilde sturen, had hij daar dus dat vragenuurtje op gevonden; zo kon hij de verstoringen tot op zekere hoogte beperken. Want hij hield toch al veel ballen in de lucht en hij had ‘wel wat stress’, zei hij met gevoel voor understatement.

vragenuurtjeHet leek een goed idee, vooral voor de medewerkers in kwestie. Zij konden al hun lastige beslissingen aan hun leidinggevende delegeren onder het mom van ‘even sparren’. Het vragenuurtje werd dus druk bezocht.

Zo kreeg hij steeds meer apen op zijn schouder. Want uit de overlegjes kwamen natuurlijk allerlei uitzoekklusjes, informatieverzoekjes en nieuwe probleempjes. Dapper begon mijn klant dan met nee zeggen, en de andere kant met vleien en druk uitoefenen. Heel vaak gaf hij dan toch maar toe.

Kortom: mijn klant kreeg dus niet minder, maar veel meer werk. De drempel om hem te benaderen was veel te laag voor iemand met zijn omvangrijke takenpakket. En het sneue was: nóg voelde hij zich tekort schieten.

Ik zie het vaker gebeuren: in een poging anderen terwille te zijn, cijferen veel mensen zich weg. Ze beseffen wel dat ze nee moeten zeggen, maar ze krijgen het gewoon niet over hun tong!

Een essentiële manier om timemanagement te bedrijven is daarom grenzen stellen aan je beschikbaarheid. Een paar voorbeelden:

  • Onderdruk je bemoeizucht of perfectionisme en reageer niet op elk wissewasje. Je houdt het gevraag anders in stand.
  • Let op bij wie het probleemeigenaarschap ligt en laat het daar. Wie zelf iets moet oplossen, leert meer en krijgt nog meer zelfvertrouwen ook.
  • Voed mensen op in zelfstandigheid en geef ze steeds een beetje meer vrijheid en vertrouwen. Gevolg: je bent steeds minder nodig.
  • Onderdruk ook je reddersneiging. Bedenk dat de crisissen van anderen vaak op het bordje van de meest hulpvaardige personen belanden.
  • Ga na welke momenten heilig voor je zijn, en torn daar niet aan. Of dat nu je strategische denkmiddag is, op tijd thuis zijn voor de avondmaaltijd of in het weekend echt vrij zijn.

Kortom:

Stel grenzen aan je beschikbaarheid

Tot slot: wanneer je van tevoren ook nog duidelijk maakt wanneer en waarvoor mensen je kunnen benaderen, scheelt dat een vracht aan ongemakkelijke situaties en halfslachtige pogingen om nee te zeggen. Voel je je met een verzoek toch voor het blok gezet, vraag dan in elk geval bedenktijd voor je reageert. Ik schreef er jaren terug al eens dit blogje over.

Oefenen met grenzen stellen? Volg mijn gratis e-cursus. In zeven weken krijg je zeven tips om grenzen te stellen zonder nee te zeggen.