Jaren geleden zag ik ‘Harry Potter en de Vuurbeker’. Eén beeld uit die film is me al die tijd bij gebleven. In die scène staat Albus Dumbledore bij een gouden bekken gevuld met een doorzichtige, blauwe magische vloeistof. Voorzichtig trekt hij met zijn toverstaf zilveren draden uit zijn hoofd en deponeert ze in de ‘pensieve‘, een soort gedachtenpot.
Albus Dumbledore: “This? It is called a pensieve. I sometimes find, and I am sure you know the feeling, that I simply have too many thoughts and memories crammed into my mind.’
Ook als dreuzels ken ik dat gevoel maar al te goed. Jammer genoeg heb ik geen magisch bekken en moet ik het doen met een andere methode om mijn hoofd leeg te maken: de breindump. Een niet zo magische, maar gelukkig wel erg eenvoudige en behoorlijk effectieve timemanagementtechniek om snel het overzicht te hervinden. Het enige wat je doet is al die vluchtige reminders aan ’things-to-do’ op een lijst te zetten. Echt. Alles.
antwoorden op die e-mail, – dat draaiboek uitprinten – die app installeren – mijn moeder bellen – een plaatje zoeken bij deze nieuwsbrief – nota’s invoeren in het boekhoudprogramma – checken hoe het gaat bij klant X – een hotelletje zoeken voor de voorjaarsvakantie – mijn notities bij de training van vorige week verwerken…
Als ik eenmaal begin, ga ik helemaal los en kan ik zo tientallen acties verzinnen. En ja: dan krijg je een hele lange lijst. En dan?
- Nou: ordenen bijvoorbeeld, wat hoort bij elkaar
- Kijk welke je kunt clusteren
- Of zet ze op volgorde van datum van uitvoer en begin met de eerstvolgende actie
- Je kunt de taken ook prioriteren, met de ABC- of 123-methode
- Voer er een paar direct uit, als dat in een paar minuutjes kan
- En wat zou je kunnen delegeren?
- In je agenda zetten
- En natuurlijk: afstrepen!
De breindump vervangt je gewone takensysteem niet, al kun je hem er prima in integreren. Zo’n lijst is er in de eerste plaats voor bedoeld dat je niet langer te pas en te onpas taken te binnen schieten. Je maakt er eentje als er te veel in je hoofd rondzingt.
En het gekke: eenmaal op papier (of in een app), zijn die zaken een stuk minder verontrustend. Van je afschrijven helpt. Doen dus:
Begin de dag met een breindump
Speciaal voor kenniswerkers maakte ik een triggerlist die je gedachten op het goede spoor zet. Om minimaal wekelijks te gebruiken.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.