Tip van de week #5

Hoeveel tijd ben je ergens mee bezig? Je kunt er maar op één manier achter komen en dat is door uren te registreren. Want wanneer je de tijd gaat schatten, zit je er gegarandeerd helemaal naast.

Veel mensen zijn verplicht om de tijd bij te houden. Dienstverleners moeten het omdat ze werken op basis van uurtje factuurtje. Projectmedewerkers omdat hun baas inzicht wil hebben in de arbeidstijd. Ondernemers omdat de Belastingdienst wil weten of ze aan het urencriterium voldoen. Maar ook als je aan niemand verantwoording schuldig bent, kan het handig zijn om bij te houden hoeveel tijd iets je nou kost.

Maak tijdschrijven leukerTijd schrijven is dus nuttig en nodig, maar toch hebben veel mensen er een hekel aan. Ze willen wel, ze kúnnen het ook, maar ze vergeten het telkens, in weerwil van handige apps en urenregistratieprogramma’s en tot wanhoop van henzelf en hun leidinggevenden. Wanneer het einde van de maand nadert en je timesheet nog altijd incompleet is, neemt de stress toe.

Het suffe is: wanneer je de tijd slecht bijhoudt, leidt dat tot extra tijdverlies. Als een speurneus moet je later mails, logbestanden en je belhistorie ontleden om eruit af te leiden wat je de afgelopen tijd hebt gedaan. Een vervelender klusje bestaat niet en toch is het de dagelijkse praktijk voor veel mensen.

Wanneer tijdschrijven een gewoonte is, kost het minder energie, dat spreekt vanzelf. Maar de hamvraag is toch echt: hoe krijg je het in je systeem? Wellicht lukt het met deze tips:

  • de open deur: schrijf de tijd dagelijks, en start en stop de tijd bij de wisseling van elke grote taak. Veeg kleinere taken zoals e-mailen of bellen op een hoop en schat de duur aan het einde van de dag.
  • gebruik als je die vrijheid hebt een goede app met een stopwatch-functie. Zelf gebruik ik Toggl: met zijn kleurtjes ziet het er aantrekkelijk uit en het programma brengt ook rapporten uit.
  • zoek een maatje: iemand met hetzelfde probleem. Stimuleer elkaar of voeg een competitie-element toe.
  • ben je in loondienst, stel dan voor om met beloningen te werken: taart voor de trouwste afdeling of een figuurlijk podium voor de snelste tijdschrijver. Veel positiever dan dat maandelijkse gezeur om de uren.
  • maak inzichtelijk waar je/men het voor doet: dat motiveert. Deel de cijfers van de afdeling, maak eens een grafiekje, analyseer op welke codes veel wordt geboekt.
  • Herinner jezelf met een nudge aan je voornemen. Leg bijvoorbeeld een felgekleurde post-it met de vraag UREN GESCHREVEN? op je bureaublad en zet er je koffiebeker bovenop. Nu maar hopen dat je deze visuele reminder bewust blijft zien.

Hopelijk kun je deze lastige gewoonte zo automatiseren. Houd een tijdje bij of het lukt door elke dag een vinkje te zetten in een checklist. Na 40 dagen ben je op de goede weg.
De essentie is:

Maak tijdschrijven leuker

Elke dag tijdschrijven levert inzicht op in je productiviteit, maakt factureren gemakkelijker, geeft een tevreden gevoel en het allerleukste: het kost nog minder tijd ook.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.

2018-04-10T15:37:02+00:00Geen categorie, Tip van de week|